PPT在职场的应用场景及重要性

四种类型的职场PPT

1. 提案/汇报类：逻辑关联、辅助决策
2. 动员/宣导类：信息简明、指向行动（图片多 文字少 减少理性）
3. 阅读/工具类：版本规范、易于检索（导出PDF就能行成一个使用手册）
4. 品牌/文化类：素材精美、强化记忆

表达方式

• 目标是满足观众预期继而是其明白、信服、甚至于情绪上的感动而获得其支持
• 面对受众从熟悉到陌生分别使用：结论先行、立场先行、场景先行
• 场景先行需要放一个图片讲一个故事
• 立场先行需要放一个图表明晰利益关系
• 结论先行需要一个文案或一个要求

PPT基础制作技巧：美观大方

组合对齐

• 元素：可被编辑得最小单元（文本、图片、视频、音频）
• 组合：把多个元素，重新定义最小单元
• 对齐：规划、约束元素之间的位置关系

实操演练：插入正圆可按住shift，按住ctrl键可复制三份，选中三个元素后在菜单【形状格式】里有对齐按钮，先选垂直居中再选横向分布可以使间距相等，若要相对于页面左右间距一致，需要CTRL+G把三个元素组合后做水平居中。可以在【对齐】上单击右键选择添加到快速访问工具栏。CTRL+SHIFT+G可以取消组合。框多个元素时，按住shift框，可以反向选择框之前已选中的那些。

排版构图

• 审美背后的4个原则：对比、对齐、亲密、重复
  1. 对比对PPT最重要的，帮助观众一眼看到重点，能形成视觉焦点，有阅读欲望
  2. 对齐能建立页面的秩序，使人感觉信息量是少的易被人接受
  3. 亲密是最容易被人忽略的，是通过距离来暗示逻辑结构关系的，也就是通过视觉呈现（字体、字号、颜色、线条、布局）区分层级区分主次关系，暗示内容的逻辑结构，降低观众的思考难度和认知成本
  4. 重复是从整体到局部搭建框架，定好一个版式之后，后面重复滚动使用到每页PPT中去
• 如何使一大段文字看上去更美观，更有框架感：
  1. 提升阅读感要适度留白，而不是追求大字铺满
  2. 标题和正文的字号，建议相差1.5倍，比如正文24pt标题36pt（根据展示屏幕的大小，字号有响应调整变化，不应有固定绝对值的标准字号）
  3. 建议段间距为1.2倍（系统一般默认是1.5倍），建议用段后距 + 项目标号区分段落，不建议使用首行缩进区分段落
  4. 除了最常见的变色、加粗之外，还可以用底部色块来强调内容，不建议在段落中放大文字来突出重点（会影响行间距，破坏亲密关系）
  5. 尽量避免被几个文字占据一整行的情况出现
• 好的PPT页面排版构图应该让观众的视线顺序，符合信息的重要性优先级

实操演练：选中一大段文字推荐使用左键单击段落菜单中右下角的【角标】来进行微调，例如行距选择【多倍行距】设置成1.3 段后距设置成12磅 最后再加上合适的项目标号。软回车SHIFT+ENTER可以实现换行但不改变段落层级，适合把尾部单独的字换行显示。若要突出关键词，可以插入一个圆角矩形，轮廓色-白色 填充色-红色/蓝色 右键置于底层 最后把这几个字改成一个亮色-白色。

色彩搭配

• 善用取色器，做出规范美观的页面，简单的颜色即可呈现出干练的效果
• 花瓣网站上搜索银行PPT，常常把公司logo的颜色作为PPT的主色调，且只用1-2各颜色，就能做出商务的规范的PPT
• 搞清邻近色、对比色和渐变色
• 邻近色
  1. 学会使用“取色器”功能（找到一组颜色）
  2. 学会运用色阶，增强层次感
  3. 学会使用灰色和灰度色阶
  4. 学会协调对比色的比例
  5. 学会结合公司logo，制作出具有公司风格的PPT
• 对比色：红-蓝、红-绿
  1. 大面积（约80%-90%）运用邻近色，小面积（约10%-20%）运用对比色
  2. 邻近色和对比色各占一半的情况被称为撞色涉及，难度相对较高，一般不是职场PPT的范畴，一般是设计类
  3. 根据公司logo采用双色设计，logo主题色+灰色（或其他logo中的颜色）
• 渐变色（后面的进阶图片模块再展开）

实操演练：运用一套颜色+灰色做，如何做出不同深度的一套相同色系（取色器+亮度+透明度）：要制作一组无透明度的邻近色首先单击一个色系中的最深色，然后依次设置其透明度为15% 30% 45% 60%，再找到形状填充下拉里面的【取色器】按钮，在当前要改变的色块取色已经设置了透明度的色块，这样就可以获得一个无透明度的浅色，依次做下来就可以获取一组颜色。

总结：取色器只能取到当前页面中的颜色，可以将配色灵感截图粘贴进PPT，再做取色操作；针对基准色做亮度调整，可以快速获得多个邻近色；所有涉及颜色的内容，都可以取色，比如文本、表格、形状、渐变光圈、背景等。

字体选用

• 常用的字体：微软雅黑、思源黑体（开源的无版权）
• 会微软雅黑和微软雅黑加粗就能达到工作场合要求，如果多掌握两种字体，就能使PPT瞬间鲜活起来，比如：兰亭黑体
• 字体要和表达的相匹配，比如微软雅黑代表商务、克制、严谨、理性、有逻辑、无修饰的气质；思源宋体更有文艺和人文关怀气质
• 黑体无修饰更商务，宋体是边角有修饰的字体，横比竖要细很多，会更有个人气质，但标题可以改宋体或其他
• 正文字体尽量都用黑体，因为宋体或楷体的正文会对人阅读造成阻碍，不容易被大脑辨识，除了一种例外情况【党政风】PPT会用到仿宋/楷体作为正文字体
• 当需要写口号、结语时实现情绪的宣泄感，手写字体更为合适；手写字体不是一个文本框多个字，而是每个字单独一个文本框有大有小交织在一起实现的。【多个文本框+不同大小字号+穿插错落排布+中轴齐平】
• 字体安装：双击字体文件（*.ttf *.otf）点安装即可，再重启PPT软件，字体列表即可出现安装的字体
• 若要实现在别人电脑上也能显示此字体，有两个解决方案
  1. 字体安装：在别人的电脑上也安装字体
  2. 字体嵌入：【文件-选项-保存-将字体嵌入文件】 即可将无版权的字体嵌入进PPT文件
• 搭配组合例如：通常厚重的字体作为标题，清晰纤细的字体作为正文
  1. 标题-黑体加粗 正文-黑体
  2. 标题-思源宋体 正文-黑体
• 推荐的、常用的无版权风险的开源字体
  1. 思源系列字体：思源宋体、思源黑体、思源柔黑
  2. 阿里巴巴普惠体：拥有丰富的字体粗细选择（含9种字重）
  3. 旁门系列字体：旁门正道标题体、旁门左道轻松体、旁门左道粗书体（免费的书法手写字体）
  4. 站酷系列字体
  5. 优设标题黑

母版套用

• 幻灯片母版：【视图】-【幻灯片母版】 预设的PPT页面样式，即预先设计好的、用于作为页面背景的PPT
• 一个公司的PPT页面如果CTRL+A有选不中的元素，比如logo一般就在幻灯片母版里面，可以将纯色、图片、底纹甚至PPT页面作为PPT背景
• 主从一组母版：母版视图下突出显示的第一张母版（会影响其他版式）+一个个版式页面
• 母版当中的类似文本框的东西不是文本框而是【占位符】，当编辑一个PPT一开始把占位符都删掉不使用是正确的，因为占位符是不能被组合的
• 在PPT页面中套用母版：退出母版视图后，【开始】-【版式】-选择母版/版式
• 基于母版功能的特殊切换动画：幻灯片母版+动态内容切换 可实现很有逻辑层次的切换转场效果

实操演练：母版内容固定不动，PPT页面的内容按照切换规则变化。首先设置两个页面动态内容平移切换动画，再一二级章节标题放在母版中，实现章节标题不变，内容实现走马灯的的效果。

高效制作

• 让PPT效率倍增的5个技巧（网上找到PPT后，据为己有的方法）：
  1. 格式刷：比如让图形渐变效果更换个颜色保留样式 CTRL+SHIFT+C > CTRL+SHIFT+V （用快捷键而不用按钮的好处有中间可以做别的操作，且一次复制可以多次粘贴，快捷键格式刷功能更强，可以针对组合过的元素生效，格式刷按钮无法实现，实现组内元素样式被刷取的跨组格式刷操作需要第一次单击首先选中一组元素第二次单击再选中组内目标单个元素再CTRL+SHIFT+C，然后再选中要改变的目标组和其单个元素CTRL+SHIFT+V，虽然拆组合也能实现，但拆组会造成加在上面的动画效果等会丢失）
  2. 粘贴选项：比格式刷更高效，分为两种【与原格式一致】和【与替换格式一致】，具体操作是CTRL+V之后会出现四个粘贴选项按钮也可以按CTRL键呼出粘贴选项菜单，其中第二个保留源格式CTRL->K和第四个只保留文本CTRL->T可以实现；【粘贴幻灯片操作】如果能呼出粘贴选项的也同理操作
  3. 替换图片/形状：右键-【更改图片】 或者 格式-编辑形状-【更改形状】，可以最大程度保留样式和动画效果，但有的也是保留不全的
  4. 选择窗格：修改或拆解复杂PPT的杀手锏，开始菜单-排列-【选择窗格】，元素的顺序，就是叠放的层次可以拖动改变层次，眼睛图标可以设置元素是否可见，这样面对元素多的PPT页面就可以不会干扰我们的操作
  5. 动画刷：点击有动画的形状，点击动画-动画刷按钮，再点击无动画的形状

建议一定记住的PPT操作快捷键：CTRL+Z/Y（撤销/恢复）、在导航区按Enter（新建幻灯片页面）、CTRL+A（全选）、CTRL+S（保存）、CTRL+B（文字加粗）、CTRL+L/R/E（左对齐/右对齐/居中对齐）、CTRL+G（组合）、CTRL+SHIFT+G（取消组合）、CTRL+SHIFT+C/V（格式复制粘贴）、F5（从第一页播放）、SHIFT+F5（从当前页播放）、放映时按 数字+Enter（跳转至某项）、放映时按 B（黑屏）

PPT进阶设计技巧：打动人心

善用图片

• 大脑倾向于低功耗模式，因此配图非常有价值但在PPT制作中是最耗时的
• PPT水平的重要分水岭：让人看到“情绪价值”，驾驭掌控“情绪价值”
  1. 听众关心的话题尽量前置
  2. 用图片文案营造积极情绪
  3. 用更恰当的方式塑造关系
• 提高PPT水平最好的方法：观察和思考
• 图片是最容易传递情绪价值的设计载体
• 转换思路：要为某种“感觉”、“情绪”配图，而非为“内容”配图
  1. 很多配图的失误，就在于为无关紧要的名词，强行加上了图片
  2. 更好的配图方式，是通过图片，对听众进行情绪层面的暗示
  3. 不要配可能引发歧义的图片，避免情绪的干扰
• PPT配图必备的“蒙版”技巧
  1. 如果在字的下面直接配图片，大概率图片会比较亮，干扰文字的呈现
  2. 用半透明的矩形，区隔文字和图片，降低二者的相互干扰
  3. 形状的半透明只能在右键->【设置形状格式】中找到，在顶部菜单里是没有这个选项的
  4. 插入一个矩形，超出PPT边界没关系，然后右键设置形状格式里面设置成黑色、无线条、透明度58%，然后再右键【置于底层】->【下移一层】从而把文本框调上来，也可以选中文本框【剪切】再【粘贴】也能把文本框调成最顶层
• 进阶“蒙版”使用渐变填充蒙版(较为复杂的一种操作)，可以做到一边侧重文字，另一边侧重图片
  1. 插入一个矩形，右键设置形状格式里面设置渐变填充，先修改角度为0度，再删掉除首尾外的光圈再设置颜色，点击【光圈】的不同位置可设置为不同颜色，拖动光圈也会改变矩形的样式，光圈之间能够实现颜色自然过渡。例如：首尾光圈均设置为黑色，点击首部光圈设置一个小透明度15%，尾部光圈设置一个大透明度100%，线条的设置仍然是保持无线条，这时再选中白色的字复制粘贴提到顶层
  2. 适用于左侧优先显示文字，右侧优先显示图片的场景，通过调整透明度，让左右侧都比较自然协调
• 总结下来使用全图的图片场景
  1. 表达关键结论的时候
  2. 表达价值观或口号的时候
  3. 展望行动的时候，需要激发听众的想法
• 常用的图片网站
  1. 免费开源的图片/视频库（职场使用无版权风险）
     www.pixabay.com
     www.pexels.com（视频质量很高）
  2. 免费抠图（图片去背景）网站（无张数限制）
     https://tool.lu/index.php/cutout

文字图形化

• 观点和信息如何变得有逻辑框架更易被接受，使用信息图形化的技巧，把复杂的信息，用图形进行展现
  1. 时间轴：常见的图形化方式，从左到右
  2. 架构图：常见的图形化方式，从上到下框架
  3. 思维模型：总结方法论时，更有说服力，是高阶的内容呈现方式
• 借助网上优质PPT图表素材，拥有无穷无尽的创作灵感：使用格式刷CTRL+SHIFT+C/V来调整素材的颜色风格
• 掌握“形状”的相关操作，你就有了无限的素材库
  1. 认识PPT自带的基础形状
  2. 使用多个形状组合，创作新形状：选中多个形状，然后在【格式】菜单-【合并形状】-【联合/结合/相交/剪除】，其中剪除操作比较特殊，需要考虑选中形状的先后顺序，先选中的会保留
  3. 图标是提升设计感的重要元素，少了图标有时会使文字显得信息量很大，使用图标使得认知压力下降，降低认知负担的作用，灵活使用网上的图标（icon）素材：www.iconfont.cn（开源免费且可设置任意颜色）

数据图形化

• 三类最常用的数据图形化：柱状图、折线图和饼图3类图表
• 图表制作的几个关键原则
  1. 保证数据的完整性（不要删除数据、粘贴时保留数据源）
  2. 图表的标题尽量展现结论（而不是销售额、人均收入等...）
  3. 结论与图形相结合，在视觉方面加以强化（强调、对比色...）
  4. 去掉无效信息，保证阅读流畅
  5. 根据数据点，以及结论的特征，选择合适的图表类型
• 柱状图：如何修改得更高效，首先插入一个柱状图右键点击【编辑数据】，在出现的表格中鼠标放在右下角拖动选中需要显示的柱子，不要删除原始数据（数据删除是不可逆的）；再调整图例和标题，标题可以改为想表达的【结论】例如“销售额在第三季度创下新高”，同时调整第三季度的柱子颜色，只调整某一根柱子的颜色，需要在那根柱子上单击两次只选中这一根柱子；再调整坐标轴，先删除默认的坐标轴，再在柱子上右键【添加数据标签】，在柱子顶端修改数字，同样可以二次单击的方式调整某一个柱子的数字的颜色和字号特殊处理，这样才是一个有结论，传递信息效率高的图表（小技巧：也可以制作出一个特别的图形，然后单击柱子后粘贴）
• 折线图：首先插入一个折线图，再将图例拖动到标题下方，更贴近图表，也可以使用菜单【设计】-【添加图表元素】-【图例】-【顶部】；再将折线设置成平滑线，选中折线，右键【设置数据系列格式】-填充与线条-最下端勾选【平滑线】；删除左侧的数据，右键【添加数据标签】，然后再选中数据标签，右键【设置数据标签格式】-标签-勾选【靠上】并设置成与线条一样的颜色加大字号，再设置另一条线的标签【靠下】；如果想让数据的点变得更明显，可以插入一个小小的圆形取色器取线条的颜色填充上在CTRL+C之后，再选中线上的数据【点】之后粘贴即可在有数字的地方添加上数据节点；在菜单【设计】-【添加图表元素】-【线条】-【垂直线】有助于提升折线图的美感，再选中垂直线，设置为【实线】-【短划线类型】设置成虚线-【透明度】25%，避免垂直线过重；最后将底纹的横向线条删掉，可以显得更清爽
• 组合图表：折线图+柱状图
  1. 插入-图表-组合图：Office2007版本以上
  2. 可以同时显现经营数据和增长趋势
• 饼图：使用上比较尴尬，以下是适合在PPT上呈现的样式
  1. 饼图很难用来呈现精确的数字，最适合展现悬殊比例关系
  2. 饼图几乎都可以用柱状图、折线图替代
  3. 饼图设计的关键，在于扇区顺序，尽量按数字大小先做排序
• 以上三类常见图表的变体
  1. 柱状图vs条形图：柱状图可以被条形图（柱子横过来）替代，文字也是横向的方便文字的阅读，从大到小的排序会更直观
  2. 折线图vs面积图：面积是表示有累计的数据，弊端是容易相互遮挡
  3. 饼图vs圆环图：圆环图是有两个数据系列

动画效果

• 一份职场PPT在大多数情况下，不添加动画反倒是最保险；若能掌握动画的正确用法，不喧宾夺主，不跳脱，就像拿到了点睛的画笔
• PPT什么时候需要用动画：
  1. 控制节奏：出现有先后顺序，后出现的不会干扰先出现的信息
  2. 加深印象：直接出现和Duang一下出现不一样
  3. 强调逻辑：从左飞、从右飞、并列出都是在暗示逻辑关系
  4. 展现变化：忽闪忽闪、从小到大展现现有元素的变化
• PPT用到的动画效果分为两类
  1. 元素动画：文本框、形状、图片在页面里的变化
  2. 切换动画：两页PPT的页面转场效果
• 元素动画：4个类型-3个时机-2个时间-1个效果 【动画】菜单
  1. 4个类型：进入（动画菜单下绿色的）、退出（红色的）、强调（黄色的）、路径（灰色的） 复杂的动画就是使用动画菜单下的【添加动画】设置两三类动画叠到一个元素上，例如某句话中的每个字依次边放大边消失
  2. 3个时机：动画菜单打开【动画窗格】可以看到多个动画触发方式时间轴
  3. 2个时间：持续时间和延迟时间
  4. 1个效果：飞入方向在动画菜单的【效果选项】，部分动画没有这个选项
• 切换动画：页与页之间，恰到好处的转场效果 【切换】菜单
  1. 常用的有淡入/淡出（柔和过渡）、推出/推进（有逻辑效果）、擦除
  2. 新版PPT软件还有一个非常好用的【平滑】切换，保证前后两页PPT中相同的元素能够自然而然地过渡
  3. 其他不常用的还有飞过（扑面而来）、折断（带有负面情绪）、压碎（思考的结论被推翻了）、剥离/页面卷曲（模仿书写的效果）、飞机（高速发展的感觉）、涡流（应用在炫酷的整页图片页面上）
• 换页效果是可以做计时的（分针随秒针走动），可以实现一个倒计时时钟的效果，秒针使用强调动画中的陀螺旋
• 动画效果的运转时间设置上限是十分钟，增加时间需要废掉原有的拼接另一个新的元素动画

掌控现场

• 让你挥洒自如的PPT临场小技巧
  1. 放映快捷键：F5（从第一页播放）、SHIFT+F5（从当前页播放）、数字+Enter（放映时跳转至某页）、B（放映时黑屏）、W（放映时白屏）、Win+P（切换Windows系统的投屏模式）
  2. 演示者视图：登台不慌，有后台模式的，且可以看到下一次单击后的画面和备注（可以改字号大小）还能看到时间（左上为当前放映时间），还有记号笔、整体页面预览方便不清楚页码下跳转；但记得备注那里不要放逐字稿，会忽略与观众交流的感觉，情绪上会打折扣
  3. 屏幕改尺寸：适用于不同场地和场合，比如公司开年会，会场屏幕18米x6米，页面大小如何设置，【设计菜单】-【幻灯片大小】-页面设置中横纵等比例即可，无需设置18米（宽度上限142厘米），但也不要数值太小，会影响PPT的清晰度（小的那个数字要超过30厘米）。改了尺寸之后会有【最大化】-部分区域超出边界和【确保适合】-部分区域未填满的提示，其中最大化是指匹配宽度即放大到宽度适合后裁掉上下多出来的部分，确保适合是指确保页面完整展示出来但左右两边会显得比较空旷，高端的方式是不一次到位，先确保合适再最大化
  4. 文件导出：让PPT在更多场合发挥作用，可以利用PPT作图，选中多个元素CRTL+C再CTRL+V后出现粘贴选项，选粘贴为图片，也可以用另存为图片实现，保存为jpg（白色背景）或png（透明背景）制作常见的海报图片；可以导出Pdf文件便于手机阅读（不会有排版变化和字体兼容性问题）；可以导出MP4文件放在店面门头循环播放；新版Office软件可以导出GIF动图
  5. 超链接：实现跳转逻辑自我控制，构建更复杂、更实用的PPT页面逻辑。演示型PPT和阅读型PPT的区别：演示型PPT主要做给观众“看”，放映媒介多为投影仪、会议室或会场电子屏；阅读型PPT主要做给观众“读”，放映媒介多为个人电脑、手机，点击即可跳转。选中元素-右键-【超链接】，超链接设置在导出为Pdf文件之后，依然有效。
• 亮场地用亮色背景-暗场地用暗色背景：黑暗会场白底PPT会使得照相时人变黑了或者人清楚背景过度曝光了